La importancia de contar con protocolos de atención

Una buena gestión se traduce en una buena imagen

Antes de entrar en materia, debemos definir la palabra protocolo, pues es esencial para comprender y entender las necesidades de cualquier empresa. Protocolo es, según la Real Academia Española, “la regla ceremonial diplomática establecida por decreto o por costumbre”.En nuestra sociedad existe una necesidad de adaptar las estructuras de las empresas al nuevo sistema económico, incorporando a sus políticas una nueva técnica que favorezca una mejor imagen de la entidad, que tanto afecta al funcionamiento diario de la misma: el protocolo. Todas las acciones públicas de la empresa necesitan ser ordenadas con eficacia, dando la mejor imagen posible ante los ojos de los clientes. Ya que no existe un protocolo empresarial oficial establecido, es necesario que cada empresa establezca sus propias normas de funcionamiento. Está comprobado que un buen protocolo empresarial capta la atención de los clientes, que cada vez más se dejan llevar por la imagen que reciben. Esto en el área de servicios se ha vuelto fundamental debido a la importancia que reviste una buena imagen y una atención estándar de buen nivel.
1. El diseño interior: Este es un aspecto importante para marcar la personalidad del lugar. El ambiente es esencial para que los profesionales se sientan cómodos con todo lo que les rodea. De este modo, sacarán lo mejor de sí mismos y ofrecerán el mejor servicio a los clientes. La ambientación debe ser atractiva pero, al mismo tiempo, el lugar debe estar organizado de una forma cómoda para que el profesional pueda trabajar con fluidez y con la mayor comodidad.
La distribución del las instalaciones, la separación entre los distintos departamentos de los servicios que se ofrecen (spas, masajes, terapias, tratamientos corporales, etc.) y la privacidad en el momento de ofrecer un servicio es muy valorada.

2. La acogida del cliente y el trato amable: Cada lugar tiene impuesta una acogida personal, pero el cliente se debe sentir siempre atendido y confortado por nuestro personal, debe sentir que es un cliente VIP en todo momento y en cada visita que nos haga, aquí no debemos relajar nuestros servicios para con clientes asiduos o habitúes, al contrarios, se debe mantener o mejorar la tención ( estos clientes frecuentes son los que nos traen a los nuevos clientes).Si es la primera vez que asiste a nuestro centro, será necesario solicitar unos 15 minutos de su tiempo a nuestro futuro cliente para abrir una ficha personal, ya que esta oportunidad es altamente valiosa al contar con datos importantes para ingresar en el software de gestión o fichero. los datos personales deben contener contacto, historial de visitas a otros centros, historial medico relevante a la hora de realizar terapias, preferencias de estilo, etc..
Una buena forma de recibir al cliente es ofrecerle un té, agua o infusión. Este simple gesto nos proporcionará exclusividad y hará que se sienta valorado y atendido desde el primer momento. 3. La higiene: Es esencial y obligatoria, ya que no se trata de una mera forma de protocolo, sino de una obligación. La esterilización de los instrumentos y utensilios es inevitable y este aspecto es tenido muy en cuenta por los clientes.

4. El protocolo de los servicios ofrecidos: cuando se realiza un servicio es necesario que todos los trabajadores de un mismo centro lo trabajen de la misma manera. Si cada profesional realiza un tratamiento de forma distinta, el cliente lo percibirá y pensará que no se lo están aplicando bien, aunque no sea así.

5. La despedida y la acogida deben ser adecuadas: No podemos terminar de realizar un servicio y olvidarnos de la persona en cuestión. La despedida es la última imagen que queda en la mente y ésta no es menos importante. Una buena técnica para despedir a nuestro cliente es ofrecerle algún detalle.Conclusión Antes de que un cliente se convierta en asiduo, es necesario captar su atención y lograr que le atraiga la profesionalidad del lugar. Aquí entra en juego el protocolo empresarial: la forma en la que se trabaje, la higiene y la limpieza de utensilios y del centro en sí, el ambiente profesional, el tiempo dedicado y la delicadeza, la bienvenida y la despedida del cliente, etc.

El conjunto de todos estos aspectos será el protocolo de servicios y éste será el encargado de que una primera visita se convierta en un cliente asiduo. Así también se deben crear los protocolos por cada servicio que se presta, y por cada tipo de atención.